- 14 October 2021
- Бизнес, Технологии
Интегрирането на модерен бизнес софтуер като ERP система набира огромно популярност сред предприемачите и собствениците на бизнес, както в България, така и на световно ниво. Това е така, защото този софтуер помага за спестяването на ресурси и спечелването на конкурентно предимство, като дава възможност на компаниите да реагират на динамична бизнес среда.
С помощта на ERP софтуер, бизнесите са способни да следват индивидуални и персонализирани пътища за развитие, за да бъдат по-продуктивни и ефективни. Но внедряването на такава система може да се окаже по-сложно и предизвикателно отколкото предполагате, особено когато засяга вашите служители и промяната на бизнес процеси в цялата организация.
Защо внедряването на ERP софтуер е сложна задача?
Основната употреба на ERP системата е с цел да се централизира цялата информация и осигури лесен достъп до други отдели на същата компания, за бърз и лесен обмен на данни. Но внедряването на такъв софтуер е сериозен проект.
Въвеждането на ERP система може да бъде сложно, защото обхваща бизнес процеси в цялата компания. Това предизвиква нужда от промяна в начина на работа, въвеждайки автоматични, по-ефективни процеси, вместо дългогодишните ръчни такива. Именно затова, едно от най-големите предизвикателства при внедряването на ERP софтуер е да накарат потребителите (вашите служители) да променят начините си на работа, за да се адаптират към новото решение.
Задвижването на тази промяна изисква силно управление и планиране на проекта. Прилагането на ERP решение за вашия бизнес е свързано с намирането на правилния баланс между хората и технологиите.
Кои са най-големите предизвикателства при интегрирането на ERP система?
Организациите могат да се сблъскат с предизвикателства, свързани както със съпротивата на хората срещу промените въвеждането на нови технологии, така и с технически пречки при интегрирането на ERP софтуерът. Ето някои от най-големите препятствия при внедряването на този вид решение за вашата компания:
Планиране и ръководство
Бизнесите често подценяват времето, бюджета и подготовката, нужни за успешното изпълнение на едно софтуерно интегриране. Но внедряването на ERP система се прилага стъпка по стъпка и включва няколко фази – планиране, проектиране, разработка, миграция на данни, тест, интегриране, поддръжка и актуализиране. Всяка една от тях, трябва да бъде изпълнена подобаващо, за да преминете през успешно въвеждане на всяка нова технология. Нека се фокусираме върху първата стъпка – доброто планиране на процеса за интеграция.
За да бъде успешен, проектът трябва да има ясен план, проектиран за съответния бизнес. Разработването на реалистичен план от самото начало ще ви помогне да избегнете проблеми, които могат да възникнат в течение на времето. С помощта на активен план за този проект, вие ще опростите процеса на вземане на решения, поддържайки целия ви екип в крак с процесът от внедряване на нов софтуер. Липсата на добър план ще ви създаде много проблеми, като ви коства пари, време и нерви.
Компаниите, които искат да използват ERP система, за да постигнат успех трябва да са способни да предложат силно управление и лидерство, за да направят гладък преход.
Липса на подходящо обучение
Предоставянето на подходящо обучение за вашите служители може да се окаже истинско предизвикателство, особено ако те не са склонни да приемат нововъведената система. Тяхното участие е от съществено значение за успеха на вашия бизнес и ако те се чувстват демотивирани, това бързо ще доведе до намаляване на тяхната продуктивност и ефективност. Ако искате да избегнете този резултат, въвеждането на обучение за служителите ви е напълно наложително.
Подходящото обучение за вашите екипи е от изключително значение, както по време, така и след въвеждането на новия софтуер. Все пак, ваша цел е да накарате служителите ви да се чувстват комфортно и удобно, използвайки системата, иначе всичките ви усилия ще имат обратен ефект.
Интеграция на данни и подобряване на тяхното качество
Едно от основните предимства на ERP системите е, че те са източник на всички важни данни за цялата организация. Именно поради тази причина, ключова стъпка при внедряването на такъв софтуер е миграцията на данни, което включва преместването на множество данни от по-стари системи в базата данни на вашата ERP система. Това може да се окаже по-трудно отколкото предполагате.
От една страна, събирането на цялата тази информация, разпръсната по счетоводни системи, електронни таблици, други уеб приложения или дори на хартия, може да отнеме много време. А от друга, след като сте открили всички източници на данни, вие трябва да се подсигурете, че няма дублирани версии, несъответствия и грешки, за да предоставите възможно най-чиста и висококачествена информация на ERP системата.
Липса на добра инфраструктура
В дългосрочен план, ERP системите могат да бъдат много полезни за всеки бизнес. Но за да стане това, наличието на добра инфраструктура е задължително. Също както е и инвестирането във вътрешен хардуер. Това може да се окаже проблем, за тези, които не могат да си позволят да се сдобият с добра техника поради липса на бюджет.
Ниските инвестиции във вътрешен хардуер не само ще доведат до различни софтуерни проблеми, но и ще направят работата по-бавна, непродуктивна и разочароваща. Освен това, ERP системите не могат да работят с хардуер, използван за стари системи. Те изискват по-усъвършенствана и техническа инфраструктура, за да работят ефективно. По-бавните системи могат да увеличат не само разходите, но и времето, което една организация прекарва върху даден проблем. Затова се препоръчва да инвестирате правилно в хардуер, съвместим с ERP системите, които желаете да внедрите.
Поддръжка и подобрения
Дори да не се сблъскате с нито едно от горепосочените предизвикателства, внедряването на ERP софтуер не е последната точка от вашия план. Всъщност, един бизнес софтуер се нуждае от периодична поддръжка, за да бъде максимално ефективен, защитен и актуализиран. Непрекъснатото усъвършенстване на тази система ще помогне на бизнеса ви да използва това решение за десетилетия напред, особено ако могат да се добавят нови функции и изисквания. За да може да продължи да се развива и отговаря на всички нови бизнес изисквания и технологии, е нужно да предвидите разходите за поддръжка. ERP не е еднократно усилие, затова се нуждае от професионална поддръжка, от експерти в областта.
Интеграцията на ERP решение може да бъде много възнаграждаващо, но само ако е направено правилно. За целта, е нужно да планирате предварително въвеждането на новата система, като имате предвид предизвикателствата, с които можете да се сблъскате в процеса на тази промяна. Установяването на бюджет, включително обучение за служители и поддръжка на системата е също задължително. Без да отделите дължимото внимание на тази интеграцията, тя ще се превърне в черна дупка, засмукваща цялото ви време, енергия и ресурси.